A bis - INFORMATISATION GRH/GPEC / FONCTION PUBLIQUE - UNE FORMIDABLE OPPORTUNITE ! 2/2 Un RETARD facile à combler

2 / UN RETARD APPARENT DE LA FONCTION PUBLIQUE ET TERRITORIALE PAR RAPPORT AU PRIVE PAS SI DIFFICILE A COMBLER.

21 / Une réalité très contrastée dans les pratiques de GRH/GPEC du secteur PRIVE

* Les paies sont généralement délivrées en temps et heure par une multitude de logiciels maison ou du marché opérés internes ou externalisés, car la paie est un vrai point de passage obligé. La contrepartie de cette multitude d'opérateurs, dont la plupart ne vont pas au-delà de la paie en GRH et GPEC faute de compétences RH, est une constellation de bases de données toutes différentes les unes des autres, ne facilitant pas le travail d'interface avec les spécialistes des logiciels GRH/GPEC : congés, NDF, évaluations, référentiels de compétences, plan de formation

* Les évaluations annuelles soient une obligation légale, mais on les retrouve, notamment dans les grandes entreprises sous forme de piles de papiers ou parfois de fichiers EXCEL parfaitement inexploitables et inexploitées.

* la GPEC, grand fantasme des OPCA, des cabinets de consulting et autres organisations professionnelles avec des référentiels qui vont de 10 à 150 compétences pour un malheureux opérateur sur machine et des actions qui se limitent le plus souvent à un catalogue de compétences peu utilisé par les entreprises de toutes tailles.

* Quant au Plan de formation, autre obligation légale, il est rarement présenté sous une forme permettant les analyses, les suggestions, notamment des partenaires sociaux et les arbitrages.

* Ne parlons pas enfin des plans de succession, de la gestion des hauts potentiels, des organigramme de remplacement : c'est le plus souvent du domaine du rêve, sauf intervention de cabinets US type Mac KINSEY et de logiciels comme People Soft

VISION CAUCHEMARDESQUE ?? OUI ! A quelques exceptions près, c'est malheureusement souvent la réalité, foi de vieux DRH, puis consultant RH !!!

22 / Une opportunité bien réelle offerte à la fonction Publique et Territoriale de rattraper son soit disant retard et bruler les étapes

En fait, notre analyse est que la Fonction publique et territoriale doit passer directement de l'évaluation traditionnelle à un entretien professionnel axé sur la GPEC et les référentiels de compétences, issus notamment du RIME. Rappelons les principes de cet entretien professionnel tels que définis dans le Portail de la Fonction Publique :

" L’entretien professionnel a pour objectif, d’une part, de garantir aux fonctionnaires chaque année le bénéfice d’un entretien avec leur supérieur hiérarchique direct, dont l’organisation et le contenu en font un instrument de management plus personnalisé que l’entretien d’évaluation prévu par le décret du 29 avril 2002 et, d’autre part, de renforcer le lien entre l’évaluation individuelle et les choix d’avancement, de promotion et de modulation indemnitaire de l’administration à l’égard de ses agents.

L’entretien professionnel est donc annuel et conduit par le supérieur hiérarchique direct. Il porte sur un certain nombre de thèmes tels que les résultats professionnels obtenus par l’agent, les objectifs à atteindre, sa manière de servir, les acquis de l’expérience professionnelle, ses besoins de formation et ses perspectives d’évolution professionnelle. Le décret du 28 juillet 2010 a introduit, à compter de la période de référence 2010, un nouveau thème à aborder lors de l’entretien professionnel : la manière dont l’agent exerce les fonctions d’encadrement qui lui ont été confiées."

* La fonction publique et territoriale a la chance de disposer bientôt, à partir de la paie, d'une base de donnée organisée et homogène pour créer les interfaces nécessaires

* Le RIME, contrairement à la multitude des référentiels métiers du privé,  http://rime.fonction-publique.gouv.fr/  est une base de départ très complète, à ajuster ensuite en fonction des caractéristiques spécifiques et variantes de chaque groupe professionnel.

* Reste surtout, à l'issu de l'entretien professionnel, de déterminer pour chaque agent, en fonction des écarts entre le profil type de compétences et les siennes propres, les actions de formation à mettre en œuvre.

* Enfin, les outils mis en place, doivent permettre de rapprocher le profil d'un agent pressenti pour évoluer dans la structure à d'autres postes de celui du poste envisagé pour détecter parmi les compétences de l'agent, celles qui conviennent au profil demandé et celles qu'il convient d'améliorer, au besoin à l'aide de la Formation.

3 / ET L'INFORMATIQUE DANS TOUT CELA !!!

Une fois acté le principe d'une paie commune dans la fonction publique, reste à savoir comment aborder sur le plan des logiciels RH les outils nécessaires à la mise en œuvre, notamment de l'évaluation et des référentiels de compétences.

L'institut Montaigne est très catégorique à ce sujet : grâce à WEKA ( http://www.weka.fr/actualite/collectivites-territoriales-thematique_7845/le-numerique-pour-ameliorer-l-action-publique-article_81241/?utm_campaign=Li-sem11-ct ), nous avons eu connaissance d'une étude intéressante de l'Institut MONTAIGNE intitulée " Pour un New Deal numérique" par Gilles BABINET, avec la participation de Frédéric CREPLET, synthèse par Marie GASNIER, février 2013

Nous sommes d'accord sur leurs deux premières propositions concernant la formation des élus et des hauts fonctionnaires, ainsi que le développement de l'ouverture des données publiques ("open data") à tous les citoyens                , mais beaucoup moins sur la troisième

PROPOSITION 3 de l'INSTITUT MONTAIGNE :  "Par ailleurs, il faudrait encourager les collectivités à mutualiser leurs applications informatiques en les "virtualisant" ("Cloud computing" ou informatique en nuage, services "SaaS" d'abonnement à un logiciel) ; cette pratique pourrait être rendue obligatoire en 2016. Ainsi, cela éviterait que chaque collectivité développe son propre logiciel pour offrir des fonctions qu'un logiciel existant fournit déjà."

Cette troisième recommandation nous parait, elle, utopique : 1/ alors que les professionnels de l'informatique proposent sur un marché très concurrentiel (donc pas cher), à l'achat, en location, en SaaS, etc. des séries de logiciels expérimentés, non seulement sur le marché français, mais aussi en Europe et dans le monde, 2/ alors que l'on connait bien les ravages des application développées "maison" par les entreprises privées à des couts prohibitifs et des résultats plutôt contrastés, 3/ alors enfin que l'on connait les effets de la réduction des effectifs et des moyens financiers en terme d'investissements de la Fonction Publique qui ferait mieux de se tourner vers ses "CLIENTS", nous disons STOP !!!

Surtout, n'hésitez pas à nous faire part de toutes vos remarques et suggestions, d'accord ou pas d'accord.

PS : Coordonnées Groupe Viadéo "FONCTION PUBLIQUE 2013 : GPEC et GRH dans le SECTEUR PUBLIC":   http://www.viadeo.com/fr/groups/?containerId=0021ezvtjhmj7cuu

Cordialement. Jacques LELARGE

(Copyright : AGC-Consulting / jlelarge@agc-consulting.com / 06 84 84 48 73)

A bis - INFORMATISATION GRH/GPEC / FONCTION PUBLIQUE - UNE FORMIDABLE OPPORTUNITE ! 1/2 Le CREDO législatif

Avant d'aborder la problématique des évaluations dans la fonction publique ou territoriale du § B de notre réflexion sur la GRH/GPEC dans la fonction publique, nous avons jugé intéressant de nous remettre en mémoire un certain nombre de commentaires et de textes publiés sur le sujet dans le portail de la Fonction publique :  http://www.fonction-publique.gouv.fr/

Ainsi, nous nous sommes intéressé à un certain nombre d'articles et de textes définissant la politique publique en la matière, dont voici quelques extraits :

1 / LE CREDO LEGISLATIF EN MATIERE DE GRH/GPEC DE LA FONCTION PUBLIQUE ET TERRITORIALE (Extraits)

a / Le Comité interministériel pour la modernisation de l'action publique- 14/01/2013

http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/la-modernisation-de-la-fonction-publique-0

Chaque ministre élaborera, au premier trimestre 2013, un “programme de modernisation et de simplification”, couvrant la période 2013-2015, pour simplifier l’action de l’administration en partant des besoins des usagers et rationnaliser l’organisation et le fonctionnement des administrations.

b / Les plates-formes régionales interministérielles d’appui à la GRH- 31/07/2011

http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/modernisation-fonction-publique-4

Placées auprès des secrétaires généraux pour les affaires régionales (Sgar), les plates-formes régionales d’appui interministériel à la GRH s’inscrivent dans le dispositif pérenne d’accompagnement de la réforme de la GRH dans la fonction publique de l’État.

Elles sont destinées à favoriser le développement des mobilités au sein d’un même bassin régional d’emploi et à professionnaliser la gestion personnalisée des ressources humaines. A cette fin, les plates-formes apporteront notamment  :

c / Les SIRH (Systèmes d'information des ressources humaines)- 03/08/2011

http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/modernisation-fonction-publique-17

A partir des référentiels élaborés publiés en février 2005, le travail interministériel a permis d'établir des spécifications fonctionnelles et techniques communes à tous les SIRH du secteur public (une trentaine environ). Ce "noyau SIRH commun", porteur des règles de gestion des personnels civils et militaires de l'Tat, statut général et statuts particuliers, définissait les caractéristiques techniques garantissant la sécurité des données et l'interopérabilité interministérielle.

L'Etat, après appel d'offre, a acquis une version du noyau, livrée fin 2005 par l'éditeur SAP, dont la recette s'est terminée en mai 2006.

d / L'opérateur national de paye- 07/09/2012

http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/modernisation-fonction-publique-16

Enfin, l'ensemble des informations traitées dans le cadre du progiciel de paye alimenteront le système d'information décisionnel qui lui est associé et qui offrira une base de connaissance statistiques performante facilitant notamment l'ensemble des simulations et projections nécessaires au pilotage d'une véritable gestion prévisionnelle des emplois et des compétences au sein de l'Etat ainsi que des comparaisons entre les trois versants de la fonction publique (Etat, collectivités territoriales, hôpital).

e / Évaluation et entretien professionnel- 05/08/2011

http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/carriere-et-parcours-professionnel-20

L’entretien professionnel a pour objectif, d’une part, de garantir aux fonctionnaires chaque année le bénéfice d’un entretien avec leur supérieur hiérarchique direct, dont l’organisation et le contenu en font un instrument de management plus personnalisé que l’entretien d’évaluation prévu par le décret du 29 avril 2002 et, d’autre part, de renforcer le lien entre l’évaluation individuelle et les choix d’avancement, de promotion et de modulation indemnitaire de l’administration à l’égard de ses agents.

f / Les priorités et les dispositifs de formation dans la fonction publique de l'État

http://www.fonction-publique.gouv.fr/fonction-publique/carriere-et-parcours-professionnel-63

La circulaire du 22 octobre 2012, relative à l’orientation des priorités interministérielles fixées à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents de l’Etat,  fixe six grands axes de formation pour l'année 2013 :

* mettre en œuvre la responsabilité sociale de l’Etat par une mise en place effective de l’égalité professionnelle hommes-femmes ;

* accompagner l’évaluation et la prévention des risques psychosociaux dans le domaine de la santé et sécurité au travail ;

* former les médecins agréés, membres des instances médicales (comités médicaux et  commissions de réforme), les médecins agréés chargés d’effectuer les expertises médicales  ainsi que les gestionnaires de personnel (gestion des congés de maladie et/ou du secrétariat des instances médicales) ;

* développer l’accompagnement de la mobilité ;

* accompagner les équipes RH dans le cadre de la mise en place de l’Opérateur national de paye (ONP);

* favoriser le renforcement de la qualité des textes juridiques.

POUR RESUMER :

* Une volonté au niveau national comme au niveau régional de développer une GRH moderne dans les fonctions publiques et territoriales, passablement arriérées début 2000

* Le "noyau SIRH commun", porteur des règles de gestion des personnels civils et militaires de l'Tat, statut général et statuts particuliers, confié à SAP '(entreprise allemande ? Pourquoi ?) est une bonne base de départ en soi pour y voir plus clair.

* Mise en place en cours d'une paie unifiée, c'est un premier pas pour au moins avoir une base de donnée homogène en amont de la GRH/GPEC

* La décision de passer de l'entretien d'évaluation de 2002 à l'entretien professionnel et donc à la GPEC est une bonne perspective, mais se heurte au difficile et douloureux passage de la notation à l'évaluation.

* Des priorités interministérielles peu centrées sur une suite logique en terme d'évolution et d'adaptation à la politique ambitieuse d'entretiens professionnels : pas très cohérent, des progrès à faire.

Surtout, n'hésitez pas à nous faire part de toutes vos remarques et suggestions, d'accord ou pas d'accord.

PS : Coordonnées Groupe Viadéo "FONCTION PUBLIQUE 2013 : GPEC et GRH dans le SECTEUR PUBLIC":   http://www.viadeo.com/fr/groups/?containerId=0021ezvtjhmj7cuu

Cordialement. Jacques LELARGE

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A - INFORMATISATION GPEC / FONCTION PUBLIQUE - REFERENTIELS COMPETENCES (fin) 3/3

A3 - QU'EXIGER D'UN LOGICIEL DE GESTION DES REFERENTIELS DE COMPETENCES ? QUELLES QUESTIONS POSER AUX EDITEURS DE CE TYPE DE LOGICIEL ?  A PRESTATIONS COMPARABLES : "Quiestlemoinscher ?"

A31 - QU'EXIGER D'UN LOGICIEL DE GESTION DES REFERENTIELS DE COMPETENCES ?

Les référentiels de compétences sont issus le plus souvent des fiches Métiers RIME pour le public, des Observatoires, OPCA et fédérations professionnelles pour le privé ; ces fiches sont généralement détaillées en définition du métier, spécificités dans le métier, activités principales ou spécifiques, pré-requis indispensables, passerelles et évolutions professionnelles, correspondances statutaires, tendances d'évolution du métier et bien entendu Compétences.

Ce sont ces Compétences, décomposées en Savoir, Savoir-faire, Savoir-être et souvent Savoir-devenir qui nous intéressent pour la constitution des référentiels de compétences et la GPEC

A311 - Quelles fonctionnalités attendre d'un logiciel de gestion des référentiels de compétences ?

- Une base de données répertorie les informations essentielles sur les collaborateurs, les situe dans la pyramide hiérarchique : Service, Site, Direction, Société et leur attribue un Emploi Type

- Constitution d'un catalogue des compétences avec des outils logiques de classement : Axes, familles, catégories de compétences par exemple

- Construction, pour chaque Emploi-type identifié, de Référentiels de compétences associant différents types de compétences : Savoir, Savoir-faire, Savoir-être, etc.

- Elaboration pour chaque compétence d'une notation avec une échelle variable permettant de définir pour chaque compétence dans un emploi type le niveau exigé de maîtrise de cette compétence nécessaire pour tenir l'Emploi.

- Proposition de formations utiles pour améliorer le niveau du salarié dans la compétence.

- Attribution à chaque collaborateur d'un référentiel de compétences correspondant à son Emploi-Type

A312 - Quelle ergonomie est souhaitée ?

Qu'il s'agisse de la Fonction Publique, de l'Administration ou de la fonction territoriale (et c'est le même point de vue pour les PME PMI ou les grands groupes dans le Privé), plus personne ne veut de solutions compliquées, nécessitant des mois de développement, sans être sûr du résultat. De plus les solution SaaS, avec des serveurs externalisés ou internes sont aujourd'hui infiniment plus souples que les vieilles solutions client serveur, dont notamment les services informatiques ne veulent plus pour se recentrer sur leurs application de cœur de métier..

DONC la demande générale est d'avoir des logiciels SIMPLES, SECURISES, LEGERS AU DEPART, PERFECTION NABLES DANS LE TEMPS, AVEC LE MOINS POSSIBLE DE FORMATION CHEZ LE CLIENT, DES SETUP LEGERS et UNE MAINTENANCE D'UN COUT RAISONNABLE

A313 - Comment cette nouvelle fonctionnalité s'insère-t-elle facilement au milieu des autres applications existantes : paie, ERP, gestion des temps, etc.

Il s'agit là de traiter le problème des interfaces avec tout le système informatique déjà existant et qui ne sait pas répondre aux nouvelles fonctionnalités demandées : sinon, bien entendu, les acteurs informatiques déjà présents auraient été retenus. Il s'agit donc de suppléer à des lourdeurs ou insuffisante des systèmes actuels : vieux ERP inadaptés, paie externalisée sans gestion RH, etc.

Il est impératif de vérifier que l'éditeur retenu est parfaitement capable d'interfacer ses produits avec les application clients existantes.

A32 - QUELLES QUESTIONS POSER AUX EDITEURS DE LOGICIELS DE GESTION DE REFERENTIELS DE COMPETENCES ?

A321 - Fonctionnalités assumées

Les éditeurs doivent, à partir du §A311 ci-dessus indiquer quelles sont les fonctionnalités gérées par leur logiciels, en tout ou partie. Il est particulièrement intéressant d'écrire un cahier des charges précis communiqué à chaque éditeur consulté, car cela permet, une fois en main les propositions de prix de chaque éditeur de déterminer le meilleur rapport qualité/prix

A322 - Ergonomie

Les éditeurs doivent préciser, à partir des recommandations du § A312 ci-dessus, les caractéristiques ergonomiques de leurs logiciels.

A323 - Choix techniques et financiers

a/ Logiciel client serveur ou SaaS ? Sécurité dans les cas de serveurs externes ?

b/ Location ou achat, montants annuels ? Quelle indexation par rapport aux effectifs

c/ Frais de formation, à distance ou sur place ?

d/ Frais d'installation, à distance ou sur place, différents setups ?

e/ Frais annuels de maintenance ?

f/  Etc.

A325 - Références commerciales

Les éditeurs doivent préciser leurs références commerciales.

A33 - A PRESTATIONS COMPARABLES : "Quiestlemoinscher ?"

Le coût de production des logiciels applicatifs a considérablement chuté depuis 5 ans avec le développement de nouveaux outils et de la concurrence. Cela signifie que l'entreprise ou la collectivité publique ou territoriale peut se trouver en présence de produits logiciels dont les prix varient de 1 à 4 voire plus. Une illustration : un site Internet simple coutait 5 000 € il ya 5 ans ; il coûte aujourd'hui  autour de 1 000 €. DONC PRUDENCE.

Par ailleurs il faut étudier de très près les frais de démarrage (ou "setup) qui varient souvent de 1 à 5 . Il est souhaitable de privilégier au maximum également les solutions permettant d'éviter les déplacements de techniciens ou tout au moins de limiter ces déplacements. Setups et frais d'installation/formation sont souvent excessifs chez certains éditeurs, permettant d'améliorer très sensiblement leurs marges. DONC PRUDENCE EGALEMENT.

A suivre la semaine prochaine… : après l'informatisation des référentiels de compétences, celle des évaluations avec ou sans GPEC

B - INFORMATISATION GPEC / FONCTION PUBLIQUE 2013 - EVALUATIONS ANNUELLES / B1 - GENERALITES ET ECUEILS A EVITER

Vos commentaires seront bien entendu toujours les bienvenus, d'accord ou pas d'accord avec nous.

PS : Coordonnées Groupe Viadéo "FONCTION PUBLIQUE 2013 : GPEC et GRH dans le SECTEUR PUBLIC":

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Cordialement. Jacques LELARGE

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